Le sens de l’organisation, une soft skill précieuse au travail

« Le sens de l’organisation, ce n’est pas juste être ordonné, c’est savoir s’adapter, gérer les aléas et rester efficace même quand tout change », affirme Nathalie Vanlaethem, formatrice et consultante associée chez Atlans. Un point de vue partagé par Julien Bouret, coach et co-auteur du Réflexe Soft Skills (Dunod), qui y voit « une boussole dans un monde complexe, un équilibre entre nos attentes, les sollicitations extérieures et notre état intérieur ».

Une compétence multifacette

Planifier, prioriser, mais aussi déléguer, coopérer, s’ajuster… Celui qui a le sens de l’organisation sait intégrer les imprévus sans perdre le cap. Il sait ajuster ses exigences, sans chercher à tout contrôler. « Cela suppose une attention globale à soi, aux autres, à l’environnement. Plus mon attention est globale, plus je suis efficace », explique Nathalie Vanlaethem.

Julien Bouret ajoute que s’organiser, ce n’est pas seulement gérer son emploi du temps. « Il faut aussi prendre en compte toutes les sollicitations qu’on reçoit dans une journée : les mails, les messages, les demandes des collègues… ainsi que notre état intérieur, comme la fatigue ou le stress. Tout cela influence notre capacité à nous organiser efficacement. »

Une soft skill en lien avec l’attention

« L’attention ne se résume pas à la concentration sur une tâche précise, note Nathalie Vanlaethem. C’est aussi l’écoute de soi, de son corps, de ses signaux internes. Quand je repère que je suis agacé, fatigué, je peux adapter mon planning et garder le cap. » Pour être bien organisé, il faut donc développer une conscience fine de son propre fonctionnement.

Cette attention, explique-t-elle, est aussi précieuse dans la relation aux autres : « Dans une équipe, si je suis concentré sur ma tâche mais que je ne perçois pas que mon collègue a besoin d’aide, je passe à côté d’une opportunité de coopération. »

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Le sens de l’organisation s’apprend

« Ce n’est pas inné, rassure Julien Bouret. On peut tous apprendre à mieux s’organiser, quel que soit notre profil. Même les plus aguerris doivent adapter leurs méthodes, surtout dans un monde en mutation permanente. » 

Sports, vie associative, environnements professionnels structurants… de nombreuses expériences contribuent à développer cette compétence. Et elle évolue. « S’organiser à 25 ans dans une start-up n’a rien à voir avec s’organiser à 45 ans avec des enfants en télétravail », rappelle Nathalie Vanlaethem. Il faut donc rester agile, tester des outils, observer ce qui fonctionne pour soi.

Des outils oui, mais pas de carcans

Agenda, to-do list, matrice d’Eisenhower, batch working : les outils ne manquent pas. Mais attention à ne pas les subir. « L’essentiel est de ne pas transformer l’outil en contrainte supplémentaire », prévient Nathalie Vanlaethem. Les outils d’organisation doivent s’adapter à chacun : certains privilégient l’agenda papier, d’autres préfèrent des applications comme Trello ou Notion. L’essentiel est de choisir ce qui fonctionne vraiment pour soi. 

Julien Bouret recommande aussi de prendre du recul régulièrement : « Qu’est-ce qui s’est bien passé aujourd’hui ? Est-ce que je laisse de la place à l’imprévu ? Ai-je identifié mes moments de pic d’énergie, pour structurer mes journées en conséquence ? »

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Identifier ses freins

Procrastination, perfectionnisme, peur de déranger, difficulté à dire non… « Les freins à l’organisation sont souvent liés à d’autres soft skills : gestion du stress, confiance en soi, communication », note Julien Bouret. Il insiste aussi sur les croyances limitantes : « Se dire ‘je ne suis pas organisé’ peut vite devenir une prophétie auto-réalisatrice. »

Parfois, le blocage ne vient pas d’un manque de motivation, mais d’un manque de clarté. Nathalie Vanlaethem observe que certaines personnes se retrouvent bloquées car elles ont « une image mentale floue de la tâche à accomplir ». Dans ce cas, le passage à l’action devient compliqué. Il peut être utile de clarifier les étapes, de visualiser le résultat attendu, voire de demander un complément d’information à son manager ou collègue.

L’organisation, une affaire collective

S’organiser, ce n’est pas gérer seul. « Dans une équipe, il faut savoir poser les bases collectives : qui fait quoi ? quand ? avec quel niveau d’autonomie ? », souligne Nathalie Vanlaethem. Pour cela, il faut souvent dépasser les émotions, les susceptibilités et les incompréhensions. « Ce n’est pas une guerre d’opinions, mais un échange. »

Julien Bouret raconte l’exemple d’un salarié qui avait mis en place un panneau “disponible / indisponible” à son bureau : « Au départ, tout le monde s’est moqué, mais l’idée a fait son chemin. Le service a gagné en fluidité, en respect des temps de concentration. »

Reprendre la main sur son temps

L’organisation permet aussi de faire face à la surcharge mentale, à l’hyperconnexion, au stress.« Les entreprises sont guidées par le temps. Mal gérer son temps, c’est faire perdre de l’argent à l’entreprise, mais aussi de l’énergie et du bien-être aux salariés », indique Julien Bouret. En moyenne, nous passons 2h30 par jour sur nos téléphones, souvent sans le vouloir. Il ne suffit plus de savoir planifier : il faut aussi protéger son attention.

En cas de stress ou de panique face aux multiples tâches à accomplir, quelques gestes simples permettent de revenir au calme. « Je fais un stop. Je change de pièce, je bouge, je respire, je prends du recul. Ce stress paraîtra ensuite  bien moins important », explique Nathalie Vanlaethem. Julien Bouret, lui, s’appuie sur la respiration, l’intuition, et la méditation de pleine conscience : « Revenir au corps, puis effectuer une action simple qu’on maîtrise — boire un verre d’eau, écrire un mail. Cela ramène au présent. »